Fakturowanie w Jednoosobowej Działalności Gospodarczej

Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i chcesz wiedzieć, jak prawidłowo wystawiać faktury? Ten poradnik przeprowadzi Cię przez wszystkie najważniejsze zasady fakturowania obowiązujące w Polsce w 2026 roku.

Kiedy musisz wystawić fakturę?

Jako przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), masz obowiązek wystawienia faktury w następujących sytuacjach:

• Na żądanie nabywcy — jeśli nabywca (firma lub osoba fizyczna) zażąda wystawienia faktury, masz na to 15 dni od daty żądania.
• Sprzedaż na rzecz innej firmy — w transakcjach B2B faktura jest standardowym dokumentem potwierdzającym sprzedaż.
• Sprzedaż z VAT — jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, faktura jest obowiązkowa przy każdej sprzedaży opodatkowanej.

Fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Rodzaje faktur w Polsce

Faktura VAT

Podstawowy typ faktury wystawiany przez czynnych podatników VAT. Zawiera kwoty netto, stawkę VAT i kwotę brutto.

Faktura bez VAT (rachunek)

Wystawiana przez podatników zwolnionych z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo). Nie zawiera wyodrębnionej kwoty VAT.

Faktura zaliczkowa

Dokumentuje otrzymanie części lub całości zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru.

Faktura końcowa

Wystawiana po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru, jeśli wcześniej wystawiono fakturę zaliczkową.

Faktura korygująca

Służy do poprawienia błędów na wcześniej wystawionej fakturze lub do udokumentowania zmian (np. rabat, zwrot towaru).

Faktura pro forma

Dokument informacyjny, który nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Służy jako oferta cenowa lub podstawa do wpłaty zaliczki.

Obowiązkowe elementy faktury

Każda faktura VAT musi zawierać następujące elementy:

Dane sprzedawcy

• Pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko
• Adres siedziby
• NIP

Dane nabywcy

• Pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko
• Adres
• NIP (w przypadku transakcji B2B)

Szczegóły transakcji

• Numer faktury (unikalny i kolejny)
• Data wystawienia
• Data sprzedaży (jeśli różna od daty wystawienia)
• Nazwa towaru lub usługi
• Jednostka miary i ilość
• Cena jednostkowa netto
• Wartość netto
• Stawka VAT
• Kwota VAT
• Wartość brutto
• Sposób płatności i termin płatności
• Numer rachunku bankowego

Numeracja faktur

Numeracja faktur musi być:

• Ciągła — bez przerw w kolejności numerów
• Chronologiczna — numery muszą następować po sobie w kolejności czasowej
• Unikalna — każdy numer może być użyty tylko raz

Popularne formaty numeracji:

• Prosta: 1/2026, 2/2026, 3/2026
• Z prefiksem: FV/001/01/2026, FV/002/01/2026
• Z kodem klienta: FV/KLIENT/001/2026

Używając Invoice Guru, nie musisz się martwić o numerację — aplikacja automatycznie nadaje kolejne numery Twoim fakturom, eliminując ryzyko powtórzenia lub pominięcia numeru.

Terminy płatności

Standardowe terminy płatności w Polsce:

• 7 dni — powszechny w małych transakcjach
• 14 dni — popularny wśród freelancerów
• 30 dni — standard w większości transakcji B2B
• 60 dni — maksymalny termin płatności w transakcjach B2B (zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom)

Pamiętaj, że od zaległych płatności możesz naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie, a od 2020 roku przysługuje Ci również rekompensata za koszty odzyskiwania należności.

Fakturowanie a forma opodatkowania

Skala podatkowa (zasady ogólne)

Fakturujesz w standardowy sposób. Rozliczasz się według stawek 12% i 32% od dochodu (przychód minus koszty).

Podatek liniowy

Fakturujesz identycznie jak przy skali podatkowej, ale Twój dochód jest opodatkowany jednolitą stawką 19%.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Fakturujesz w normalny sposób, ale nie odliczasz kosztów uzyskania przychodu. Podatek obliczasz od przychodu według stawki ryczałtowej właściwej dla Twojej działalności.

Praktyczne wskazówki

1. Wystawiaj faktury na bieżąco

Nie odkładaj fakturowania na koniec miesiąca. Im szybciej wystawisz fakturę, tym szybciej otrzymasz płatność.

2. Używaj odpowiedniego narzędzia

Ręczne wystawianie faktur w Excelu jest czasochłonne i narażone na błędy. Aplikacja taka jak Invoice Guru pozwala Ci wystawić profesjonalną fakturę w kilka minut, bezpośrednio z telefonu.

3. Monitoruj płatności

Śledź, które faktury zostały opłacone, a które są zaległe. Regularne przypomnienia poprawiają płynność finansową.

4. Przechowuj kopie faktur

Faktury należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przechowywanie elektroniczne jest dopuszczalne.

5. Dbaj o poprawność danych

Błędy na fakturach mogą prowadzić do problemów z urzędem skarbowym. Zawsze sprawdzaj dane nabywcy, kwoty i stawki VAT przed wystawieniem faktury.

Fakturowanie z Invoice Guru

Invoice Guru to idealne narzędzie dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Aplikacja oferuje:

• Szybkie tworzenie faktur z telefonu
• Automatyczną numerację
• Bazę klientów i produktów
• Śledzenie płatności
• Eksport do PDF
• Ewidencję wydatków

Pobierz Invoice Guru i zacznij fakturować profesjonalnie już dziś.

Podsumowanie

Prawidłowe fakturowanie to podstawa prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Znajomość obowiązkowych elementów faktury, terminów wystawiania i zasad numeracji chroni Cię przed problemami z fiskusem. Korzystaj z nowoczesnych narzędzi, takich jak InvoiceGuru, aby usprawniać i automatyzować swoje procesy fakturowe. Sprawdź nasz cennik i zacznij fakturować profesjonalnie z poziomu telefonu, z pełną gotowością na KSeF.