Facturering voor ZZP’ers: Complete Gids 2026

Als ZZP’er (zelfstandige zonder personeel) in Nederland is het correct factureren een van je belangrijkste verplichtingen. Een goede factuur beschermt je juridisch, zorgt voor een professionele uitstraling en helpt je btw-administratie op orde te houden. In deze gids lees je alles wat je moet weten over factureren in 2026.

Wanneer moet je een factuur sturen?

Als ondernemer ben je verplicht een factuur te sturen bij:

• Leveringen en diensten aan andere ondernemers (B2B)
• Leveringen en diensten aan rechtspersonen (ook niet-ondernemers)
• Intracommunautaire leveringen (verkopen aan bedrijven in andere EU-landen)
• Afstandsverkopen boven bepaalde drempels
• Vooruitbetalingen die je ontvangt voordat de prestatie is verricht

Je moet de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de maand van de levering of dienst versturen.

Verplichte gegevens op je factuur

Volgens de Wet op de omzetbelasting moet elke factuur de volgende gegevens bevatten:

Gegevens van jou (de leverancier)

• Naam en adres
• Btw-identificatienummer (NL + 12 tekens)
• KVK-nummer (Kamer van Koophandel)

Gegevens van de klant

• Naam en adres
• Btw-identificatienummer (bij B2B binnen de EU)

Factuurgegevens

• Factuurnummer (uniek en opeenvolgend)
• Factuurdatum
• Datum van levering of dienst
• Omschrijving van het geleverde product of de dienst
• Hoeveelheid en eenheidsprijs (exclusief btw)
• Het btw-tarief
• Het btw-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief btw

Bijzondere vermeldingen

• Kleinondernemersregeling (KOR): Als je de KOR toepast, vermeld je: “Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25 van de Wet op de omzetbelasting 1968”
• Verlegging van btw: Bij diensten aan buitenlandse ondernemers: “Btw verlegd”
• Margeregeling: Wanneer van toepassing

Factuurnummering

Je factuurnummers moeten:

• Uniek zijn: Elk nummer mag maar een keer voorkomen
• Opeenvolgend zijn: Geen gaten in de nummering
• Herleidbaar zijn: Het systeem moet logisch en consistent zijn

Veelgebruikte formaten:

• 2026-001, 2026-002, 2026-003
• F20260001, F20260002
• INV-2026/001, INV-2026/002

Met Invoice Guru wordt de factuurnummering automatisch beheerd. De app zorgt ervoor dat elke factuur een uniek, opeenvolgend nummer krijgt.

Btw-tarieven in Nederland

Tarief	Toepassing
21%	Algemeen tarief (de meeste goederen en diensten)
9%	Verlaagd tarief (voedingsmiddelen, boeken, medicijnen, hotels)
0%	Nultarief (intracommunautaire leveringen, export)

Betalingsvoorwaarden

Standaard betalingstermijnen

• 14 dagen: Gebruikelijk voor particulieren
• 30 dagen: Standaard in het zakelijke verkeer
• Maximaal 60 dagen: Wettelijk maximum voor grote ondernemingen

Wettelijke rente bij te late betaling

Bij zakelijke klanten kun je wettelijke handelsrente in rekening brengen plus een vergoeding voor incassokosten (minimaal 40 euro).

Bewaarplicht

Je moet je facturen (zowel uitgaande als inkomende) 7 jaar bewaren. Digitale opslag is toegestaan, mits de facturen gedurende de bewaartermijn leesbaar en toegankelijk blijven.

Veelgemaakte fouten

1. Ontbrekende gegevens: Vergeet geen btw-nummer, KVK-nummer of factuurdatum.
2. Verkeerd btw-tarief: Controleer altijd welk tarief van toepassing is.
3. Gaten in de nummering: Zorg voor een doorlopende nummering zonder onderbrekingen.
4. Te late facturering: Factureer direct na de levering of dienst.
5. Onduidelijke omschrijving: Beschrijf duidelijk wat je hebt geleverd.

Factureren met Invoice Guru

Invoice Guru biedt ZZP’ers een complete mobiele oplossing:

• Maak professionele facturen in minder dan 2 minuten
• Automatische factuurnummering
• Klantendatabase en dienstencatalogus
• Betalingsoverzicht (betaald, openstaand, achterstallig)
• PDF-export en direct verzenden per e-mail
• Uitgavenbeheer met bonnen scannen
• Omzet- en winststatistieken

Praktische tips voor ZZP’ers

1. Factureer direct: Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt.
2. Gebruik een professioneel tool: Invoice Guru maakt factureren snel, eenvoudig en foutloos.
3. Houd je administratie bij: Verwerk facturen wekelijks om achterstanden te voorkomen.
4. Stel duidelijke betalingsvoorwaarden: Communiceer je betaaltermijn helder op de factuur.
5. Bewaar alles digitaal: Maak digitale kopieën van al je facturen en bonnen.

Conclusie

Correct factureren is de basis van een gezonde financiële bedrijfsvoering als ZZP’er. Met InvoiceGuru heb je een gebruiksvriendelijke app die je helpt om snel, professioneel en conform de regels te factureren. Bekijk onze prijzen, download de app en ontdek hoe eenvoudig factureren kan zijn.