E-facturering in Nederland: Ontwikkelingen en Toekomst

E-facturering wint snel terrein in Nederland. Van overheidsaanbestedingen tot zakelijke transacties, de digitale factuur wordt steeds meer de norm. In dit artikel bespreken we de huidige stand van zaken en wat je als ondernemer kunt verwachten in 2026 en daarna.

Wat is e-facturering?

E-facturering is het elektronisch versturen en ontvangen van facturen in een gestructureerd digitaal formaat. Anders dan een PDF per e-mail, bevat een e-factuur data in een machineleesbaar formaat (zoals UBL of Peppol BIS) dat automatisch verwerkt kan worden door het boekhoudsysteem van de ontvanger.

Het verschil met een PDF-factuur

Een PDF-factuur is een digitaal beeld van een papieren factuur. Het moet nog handmatig of via OCR worden verwerkt. Een echte e-factuur bevat gestructureerde data die direct ingelezen kan worden, zonder handmatige verwerking.

De huidige situatie in Nederland

Overheid (B2G)

Sinds 2017 is e-facturering verplicht voor leveranciers van de Rijksoverheid. Inmiddels accepteren vrijwel alle overheidsinstanties e-facturen via het Peppol-netwerk.

Als je levert aan de overheid, moet je e-facturen kunnen versturen in het UBL-formaat via Peppol.

Zakelijke markt (B2B)

E-facturering is in de B2B-sector nog niet verplicht, maar het gebruik groeit snel. Steeds meer grote bedrijven eisen e-facturen van hun leveranciers. De verwachting is dat Nederland, in lijn met EU-ontwikkelingen, de komende jaren ook B2B e-facturering verplicht zal stellen.

Particulieren (B2C)

Voor facturen aan particulieren is e-facturering niet verplicht en er zijn voorlopig geen plannen om dit te veranderen.

Peppol: het netwerk voor e-facturering

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van zakelijke documenten, waaronder facturen. Het werkt vergelijkbaar met e-mail: je stuurt een factuur via je eigen Peppol Access Point naar het Peppol Access Point van de ontvanger.

Hoe werkt het?

1. Je maakt een factuur aan in UBL-formaat
2. Je verstuurt deze via je Peppol Access Point
3. Het Peppol-netwerk routeert de factuur naar het Access Point van de ontvanger
4. De ontvanger kan de factuur automatisch verwerken

Voordelen van Peppol

• Standaardisatie: Een uniform formaat voor alle partijen
• Automatisering: Geen handmatige verwerking meer
• Internationaal: Werkt in heel Europa en daarbuiten
• Betrouwbaar: Gevalideerde verzending en ontvangst
• Veilig: Beveiligde communicatie tussen gecertificeerde partijen

EU-ontwikkelingen: wat komt eraan?

De Europese Commissie werkt aan de uitbreiding van verplichte e-facturering binnen de EU. Het initiatief “VAT in the Digital Age” (ViDA) voorziet in:

• Verplichte e-facturering voor grensoverschrijdende B2B-transacties
• Digitale rapportage van transactiegegevens aan belastingautoriteiten
• Een gemoderniseerd btw-systeem

Nederland zal deze EU-regels moeten implementeren, wat betekent dat e-facturering de komende jaren voor steeds meer ondernemers verplicht wordt.

Wat betekent dit voor jou als ondernemer?

Nu voorbereiden

Hoewel B2B e-facturering nog niet verplicht is, loont het om je nu al voor te bereiden:

1. Digitaliseer je factureringsproces: Stap over van papieren en PDF-facturen naar digitale facturering.
2. Kies de juiste software: Zorg dat je factureringstool klaar is voor e-facturering.
3. Informeer je: Blijf op de hoogte van ontwikkelingen in de wetgeving.

Invoice Guru: klaar voor de toekomst

Invoice Guru biedt je nu al een complete digitale factureringsoplossing:

• Maak professionele facturen met alle verplichte gegevens
• Automatische btw-berekening en factuurnummering
• Beheer je klanten en diensten digitaal
• Volg betalingen en openstaande facturen
• Exporteer facturen als PDF
• Houd je uitgaven bij met de scanfunctie

Door nu al digitaal te factureren met Invoice Guru, ben je voorbereid op de toekomstige verplichting van e-facturering.

Voordelen van e-facturering voor ondernemers

Kostenbesparing

• Geen print- en verzendkosten
• Minder papierverbruik
• Lagere verwerkingskosten

Tijdsbesparing

• Snellere verwerking door automatisering
• Minder handmatige invoer
• Snellere foutcorrectie

Betere cashflow

• Snellere bezorging van facturen
• Snellere verwerking door ontvangers
• Eerder betaald krijgen

Duurzaamheid

• Minder papierverbruik
• Lagere CO2-uitstoot door minder transport
• Bijdrage aan de circulaire economie

Veelgestelde vragen

Is e-facturering verplicht voor ZZP’ers?

Momenteel alleen als je levert aan de overheid. Voor B2B-transacties is het nog niet verplicht, maar dit kan de komende jaren veranderen.

Wat kost e-facturering?

De kosten variëren. Veel factureringstools bieden e-facturering als onderdeel van hun pakket. Voor ZZP’ers zijn er betaalbare oplossingen beschikbaar.

Kan ik nog papieren facturen versturen?

Ja, voor de meeste B2B- en alle B2C-transacties is een papieren factuur nog steeds geldig. Maar de trend gaat duidelijk richting digitaal.

Conclusie

E-facturering is de toekomst van zakelijk factureren in Nederland. De ontwikkelingen gaan snel, zowel op nationaal als op Europees niveau. Door nu al een digitale factureringsoplossing te gebruiken, zoals InvoiceGuru, bereid je je voor op de toekomst en profiteer je vandaag al van de voordelen van digitaal factureren. Bekijk onze prijzen, download de app en zet de eerste stap naar een papierloze facturering.