Fatturazione Elettronica in Italia: Guida Completa al Sistema SDI

L’Italia e stata pioniera in Europa nell’adozione della fatturazione elettronica obbligatoria. Dal 2019, tutte le imprese e i professionisti devono emettere fatture in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Ecco tutto quello che devi sapere per gestire al meglio la fatturazione elettronica nel 2026.

Cos’e la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica e un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in formato digitale strutturato (XML). A differenza di un semplice PDF, la fattura elettronica contiene dati in formato leggibile dalle macchine, che vengono trasmessi all’Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio.

Il Sistema di Interscambio (SDI)

Lo SDI e la piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate che:

• Riceve le fatture elettroniche dal mittente
• Esegue controlli formali sui dati
• Recapita la fattura al destinatario
• Notifica l’esito dell’invio al mittente

Chi e obbligato alla fatturazione elettronica?

Dal 1 gennaio 2024, l’obbligo di fatturazione elettronica si estende a tutti i soggetti titolari di partita IVA, compresi:

• Imprese di qualsiasi dimensione
• Professionisti e liberi professionisti
• Contribuenti in regime forfettario
• Associazioni e enti non commerciali (per le attivita commerciali)

Le uniche eccezioni riguardano alcune categorie molto specifiche, come i piccoli produttori agricoli esonerati.

Il formato della fattura elettronica

FatturaPA e FPR12

Il formato previsto per le fatture B2B e B2C e il FPR12 (Fattura Privati versione 1.2). Per le fatture verso la Pubblica Amministrazione si utilizza il formato FPA12.

Struttura del file XML

Il file XML contiene:

• Dati del cedente/prestatore: Partita IVA, codice fiscale, indirizzo, regime fiscale
• Dati del cessionario/committente: Partita IVA o codice fiscale, indirizzo
• Dati della fattura: Numero, data, tipo documento
• Dettaglio linee: Descrizione, quantita, prezzo unitario, aliquota IVA
• Riepilogo: Imponibile, imposta, totale

Come funziona il processo

1. Creazione della fattura

Il soggetto emittente crea la fattura nel formato XML previsto utilizzando un software di fatturazione.

2. Firma digitale (facoltativa per B2B)

La fattura puo essere firmata digitalmente per garantirne l’integrita e l’autenticita. Per le fatture alla PA, la firma e obbligatoria.

3. Invio allo SDI

La fattura viene trasmessa allo SDI tramite uno dei canali disponibili:

• PEC (Posta Elettronica Certificata)
• Canale FTP/SFTP
• Web service
• Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate

4. Controlli dello SDI

Lo SDI verifica:

• La conformita del formato XML
• La validita della partita IVA del mittente
• La coerenza dei dati fiscali

5. Recapito al destinatario

Se i controlli sono superati, lo SDI recapita la fattura al destinatario tramite il Codice Destinatario (7 caratteri) o la PEC indicata.

6. Notifica di esito

Lo SDI invia al mittente una notifica che conferma la consegna o segnala eventuali problemi.

Codice Destinatario e PEC

Per ricevere le fatture elettroniche, il destinatario deve comunicare al fornitore:

• Il Codice Destinatario (codice a 7 cifre del proprio intermediario/software)
• Oppure l’indirizzo PEC registrato

Se nessuno dei due e disponibile, la fattura viene depositata nel cassetto fiscale del destinatario sul portale dell’Agenzia delle Entrate.

La conservazione digitale

Le fatture elettroniche devono essere conservate in formato digitale per almeno 10 anni. La conservazione deve rispettare le regole tecniche previste dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione, ma e possibile anche utilizzare servizi di conservazione di terze parti.

Errori comuni da evitare

1. Codice Destinatario errato: Verificare sempre il codice prima dell’invio.
2. Dati fiscali incompleti: Partita IVA, codice fiscale e regime fiscale devono essere corretti.
3. Descrizione generica: Le linee di dettaglio devono descrivere chiaramente il bene o servizio.
4. Aliquota IVA errata: Applicare l’aliquota corretta in base alla natura dell’operazione.
5. Mancata verifica delle notifiche: Controllare sempre le notifiche SDI per individuare eventuali scarti.

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L’app ti permette di preparare le tue fatture in modo rapido e completo, per poi trasferirle al tuo sistema di fatturazione elettronica per l’invio allo SDI.

Consigli pratici

1. Automatizza il piu possibile: Usa software che gestiscano automaticamente numerazione, calcoli e invio.
2. Verifica i dati: Prima dell’invio, controlla sempre i dati del cliente e gli importi.
3. Monitora le notifiche: Verifica sempre che le fatture siano state consegnate correttamente.
4. Conserva tutto: Assicurati che le fatture siano conservate secondo le norme.
5. Aggiornati: Le regole possono cambiare — tieni il tuo software aggiornato.

Conclusione

La fatturazione elettronica in Italia e ormai una realta consolidata. Con gli strumenti giusti e una buona organizzazione, puo diventare un processo semplice e vantaggioso. InvoiceGuru ti supporta nella creazione di fatture professionali e nel monitoraggio della tua attivita finanziaria, rendendo la gestione quotidiana piu efficiente. Scopri i nostri prezzi e inizia subito.