Facturare pentru PFA: Ghid Practic Complet

Ca persoană fizică autorizată (PFA) în România, facturarea corectă este una dintre obligațiile tale esențiale. O factură bine întocmită îți protejează din punct de vedere juridic și fiscal, și transmite profesionalism clienților tăi. Iată tot ce trebuie să știi în 2026.

Când trebuie să emiți factură?

Ca PFA, ești obligat să emiți factură în următoarele situații:

• Orice livrare de bunuri sau prestare de servicii către alte persoane juridice sau PFA-uri
• La cererea clientului persoană fizică
• Pentru încasările în avans (facturi de avans)
• Pentru livrările intracomunitare de bunuri

Factura trebuie emisă cel târziu până la data de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea sau prestarea.

Elementele obligatorii pe factura PFA

Datele tale (emitentul)

• Numele și prenumele
• Adresa sediului profesional
• Codul unic de înregistrare (CUI)
• Numărul de înregistrare la Registrul Comerțului sau ONRC
• Contul bancar (IBAN)
• Atributul „RO” în fața CUI-ului (dacă ești plătitor de TVA)

Datele clientului (beneficiarul)

• Denumirea/numele
• Adresa
• CUI sau CNP
• Numărul de înregistrare la Registrul Comerțului (pentru persoane juridice)

Detaliile facturii

• Seria și numărul facturii
• Data emiterii
• Data livrării/prestării serviciului
• Descrierea detaliată a bunurilor sau serviciilor
• Cantitatea și unitatea de măsură
• Prețul unitar fără TVA
• Baza impozabilă
• Cota de TVA (dacă este cazul)
• Valoarea TVA
• Valoarea totală

Numerotarea facturilor

Regulile de numerotare:

• Cronologică: Numerele trebuie să urmeze ordinea temporală
• Continuă: Fără întreruperi în numerotare
• Unică: Fiecare număr poate fi folosit o singură dată

Poți folosi serii de facturi (ex: PFA-2026/001, PFA-2026/002) sau format simplu (001, 002, 003).

Cu Invoice Guru, numerotarea este gestionată automat. Aplicația atribuie un număr unic și consecutiv fiecărei facturi, eliminând riscul de erori.

PFA plătitor de TVA vs. neplătitor

PFA neplătitor de TVA

Dacă cifra ta de afaceri anuală nu depășește 300.000 lei (plafonul de scutire pentru întreprinderile mici), poți beneficia de scutirea de TVA. În acest caz:

• Nu percepi TVA pe facturile tale
• Nu deduci TVA de pe achiziții
• Nu depui deconturi de TVA
• Trebuie să menționezi pe factură că nu ești plătitor de TVA

PFA plătitor de TVA

Dacă depășești plafonul sau optezi voluntar pentru înregistrarea în scopuri de TVA:

• Percepi TVA pe facturi (19%, 9% sau 5%)
• Deduci TVA de pe achizițiile profesionale
• Depui deconturi de TVA (lunar sau trimestrial)
• Ești obligat să folosești e-Factura pentru tranzacții B2B

Impozitarea veniturilor PFA

Norma de venit

Anumite activități permit impozitarea pe bază de normă de venit, stabilită anual de ANAF. Impozitul se calculează aplicând 10% pe norma de venit.

Sistem real

În sistemul real, impozitul se calculează pe venitul net (venituri minus cheltuieli deductibile). Cota de impozit este de 10%.

Contribuții sociale

Ca PFA, datorezi:

• CAS (contribuția de asigurări sociale): 25% din venitul net, dacă acesta depășește 12 salarii minime brute
• CASS (contribuția de asigurări sociale de sănătate): 10% din venitul net, dacă acesta depășește 6 salarii minime brute

Cheltuieli deductibile

În sistemul real, poți deduce cheltuielile legate de activitatea profesională:

• Materiale și consumabile
• Echipament informatic și software
• Chirie birou
• Utilități (proporțional cu utilizarea profesională)
• Transport și deplasări
• Cursuri de formare profesională
• Asigurări profesionale
• Servicii contabile și juridice

Sfaturi practice pentru PFA

1. Facturează prompt

Nu amâna facturarea. Cu cât emiți factura mai repede, cu atât vei fi plătit mai devreme.

2. Folosește un instrument digital

Invoice Guru îți permite să creezi facturi profesionale în câteva minute, direct de pe telefon. Baza de date clienți și catalogul de servicii îți asigură completarea automată a datelor.

3. Monitorizează plățile

Urmărește care facturi au fost plătite și care sunt restante. Trimite memento-uri de plată în timp util.

4. Păstrează documentele

Păstrează toate facturile (emise și primite) timp de minimum 5 ani de la sfârșitul exercițiului financiar. Arhivarea electronică este acceptată.

5. Colaborează cu un contabil

Un contabil bun te ajută să optimizezi fiscalitatea și să respecti toate obligațiile legale.

Invoice Guru pentru PFA

Invoice Guru este instrumentul ideal pentru PFA-uri în România:

• Creare rapidă de facturi profesionale
• Numerotare automată
• Bază de date clienți
• Catalog produse/servicii
• Urmărirea plăților
• Evidența cheltuielilor
• Export PDF profesional

Concluzie

Facturarea corectă ca PFA nu este complicată dacă cunoști regulile și folosești instrumentele potrivite. Cu InvoiceGuru, ai la dispoziție o aplicație mobilă care îți simplifică procesul de facturare și îți oferă control deplin asupra finanțelor tale. Descoperă prețurile noastre, descarcă aplicația și începe să facturezi profesional chiar de astăzi.