Facturarea Electronică în România: Ghid Complet e-Factura

Sistemul e-Factura a transformat fundamental modul în care antreprenorii români emit și gestionează facturile. Obligația de facturare electronică s-a extins progresiv, iar în 2026 cuprinde practic toate tranzacțiile B2B. Iată tot ce trebuie să știi.

Ce este e-Factura?

Sistemul e-Factura este platforma națională de facturare electronică administrată de ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală). Prin acest sistem, facturile sunt emise, transmise și stocate în format electronic structurat (XML).

Obiectivele sistemului

• Combaterea evaziunii fiscale și a fraudei cu TVA
• Digitalizarea relațiilor comerciale
• Simplificarea controlului fiscal
• Reducerea birocrației pe termen lung

Cine este obligat să folosească e-Factura?

Obligația B2B

Din ianuarie 2024, toate societățile comerciale stabilite în România sunt obligate să emită facturi prin sistemul e-Factura pentru tranzacțiile B2B (business-to-business) cu alte societăți românești.

Această obligație cuprinde:

• Societăți cu răspundere limitată (SRL)
• Societăți pe acțiuni (SA)
• Persoane fizice autorizate (PFA) plătitoare de TVA
• Întreprinderi individuale (II)
• Alte forme juridice care desfășoară activități economice

Obligația B2G

Facturile către instituții publice (B2G) sunt obligatorii prin e-Factura încă din 2022.

Tranzacții B2C

Pentru vânzările către persoane fizice (B2C), facturarea electronică prin e-Factura nu este încă obligatorie, dar poate fi utilizată voluntar.

Cum funcționează e-Factura?

Procesul pas cu pas

1. Emitentul creează factura în format XML structurat, conform specificațiilor ANAF
2. Factura este transmisă către platforma e-Factura prin interfața web sau API
3. ANAF validează factura (verifică formatul, datele fiscale)
4. Factura este pusă la dispoziția destinatarului în sistemul e-Factura
5. Destinatarul descarcă factura din sistem

Formatul XML

Facturile trebuie să fie în formatul XML specificat de ANAF, care include:

• Date de identificare ale emitentului și destinatarului (CUI, adresă)
• Detalii factură (număr, dată, tip)
• Linii de facturare (descriere, cantitate, preț, cotă TVA)
• Totaluri (bază impozabilă, TVA, total)

Termenul de transmitere

Facturile trebuie transmise în sistemul e-Factura în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii.

Elementele obligatorii ale unei facturi

O factură validă în România trebuie să conțină:

Date emitent

• Denumirea/numele
• Adresa sediului social
• Codul unic de înregistrare (CUI)
• Numărul de înregistrare la Registrul Comerțului
• Atributul fiscal RO (dacă e plătitor de TVA)

Date destinatar

• Denumirea/numele
• Adresa
• CUI

Detalii factură

• Numărul facturii (unic și cronologic)
• Data emiterii
• Data livrării/prestării
• Descrierea bunurilor/serviciilor
• Cantitatea și prețul unitar fără TVA
• Baza impozabilă
• Cota de TVA
• Valoarea TVA
• Totalul de plată

Cotele de TVA în România

Cotă	Aplicare
19%	Cota standard (majoritatea bunurilor și serviciilor)
9%	Cota redusă (alimente, medicamente, cazare, restaurante)
5%	Cota redusă (locuințe sociale, cărți, ziare)
0%	Export, livrări intracomunitare

Sancțiuni pentru neconformitate

Nerespectarea obligației de facturare electronică poate atrage sancțiuni:

• Amendă pentru neraportarea facturilor în e-Factura
• Factura care nu a fost transmisă prin e-Factura nu este considerată document justificativ fiscal
• Destinatarul nu poate deduce TVA pe baza unei facturi netransmise prin e-Factura

Cum te pregătești

Pasul 1: Verifică-ți situația

Stabilește dacă ești obligat să folosești e-Factura (în funcție de forma juridică și tipul tranzacțiilor).

Pasul 2: Alege un software adecvat

Ai nevoie de un program care poate genera facturi în formatul XML cerut de ANAF. Invoice Guru te ajută să creezi facturi profesionale de pe telefonul mobil, cu toate elementele obligatorii. Datele exportate pot fi apoi utilizate pentru transmiterea în e-Factura.

Pasul 3: Înregistrează-te în SPV

Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF este necesar pentru accesarea sistemului e-Factura. Asigură-te că ai acces activ.

Pasul 4: Testează procesul

Înainte de a te baza complet pe sistem, efectuează câteva teste pentru a te asigura că totul funcționează corect.

Avantajele facturării electronice

• Rapiditate: Facturile ajung instantaneu la destinatar
• Reducerea erorilor: Formatarea structurată minimizează greșelile
• Arhivare automată: ANAF păstrează facturile pe serverele proprii
• Transparență: Vizibilitate în timp real asupra facturilor emise și primite
• Ecologie: Reducerea consumului de hârtie

Invoice Guru și facturarea în România

Invoice Guru oferă antreprenorilor români o soluție mobilă completă pentru gestionarea facturării:

• Creează facturi profesionale cu toate elementele obligatorii
• Gestionează baza de date clienți și catalogul de produse/servicii
• Monitorizează plățile și facturile restante
• Exportă facturi în format PDF profesional
• Urmărește cheltuielile cu funcția de scanare bonuri
• Vizualizează statistici și rapoarte despre afacerea ta

Concluzie

Facturarea electronică prin e-Factura este acum o realitate cotidiană pentru antreprenorii români. Cu instrumentele potrivite și o bună organizare, poate deveni un proces simplu și eficient. InvoiceGuru te sprijină în crearea de facturi profesionale și în monitorizarea activității tale financiare, facilitând gestionarea zilnică a afacerii. Descoperă prețurile noastre și începe chiar astăzi.