Rechnungsstellung für Freiberufler in Deutschland: Der komplette Leitfaden

Als Freiberufler in Deutschland ist die korrekte Rechnungsstellung eine Ihrer wichtigsten Pflichten. Eine fehlerhafte Rechnung kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen und Ihre Geschäftsbeziehungen belasten. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie 2026 rechtssicher und professionell Rechnungen erstellen.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Gemäß Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) muss jede Rechnung folgende Angaben enthalten:

Angaben zum Rechnungssteller

• Vollständiger Name und Anschrift
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Angaben zum Rechnungsempfänger

• Vollständiger Name oder Firmenname
• Vollständige Anschrift

Rechnungsdetails

• Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vergeben)
• Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
• Leistungsdatum oder Lieferdatum
• Art und Umfang der Leistung (genaue Beschreibung)
• Nettobetrag
• Anwendbarer Steuersatz (19% oder 7%)
• Steuerbetrag
• Bruttobetrag

Besondere Hinweise

• Kleinunternehmerregelung: Falls Sie die Kleinunternehmerregelung nach Paragraph 19 UStG nutzen, müssen Sie den Hinweis aufnehmen: “Gemäß Paragraph 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”
• Reverse-Charge-Verfahren: Bei innergemeinschaftlichen Leistungen: “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”

Die Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer muss:

• Einmalig sein: Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden
• Fortlaufend sein: Es darf keine Lücken geben
• Nachvollziehbar sein: Das System muss logisch und konsistent sein

Gängige Formate:

• RE-2026-001, RE-2026-002
• 2026/001, 2026/002
• F-001-2026, F-002-2026

Mit Invoice Guru wird die Rechnungsnummer automatisch vergeben. Die App stellt sicher, dass jede Rechnung eine eindeutige, fortlaufende Nummer erhält.

Zahlungsbedingungen und Fristen

Zahlungsziel

Übliche Zahlungsziele für Freiberufler:

• Sofort fällig: Bei Kleinbeträgen
• 14 Tage: Häufig bei Privatpersonen
• 30 Tage: Standard im Geschäftsverkehr

Verzugszinsen

Bei Zahlungsverzug können Sie Verzugszinsen berechnen:

• Privatkunden: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
• Geschäftskunden: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz

Mahngebühren

Ab der zweiten Mahnung können Sie angemessene Mahngebühren erheben. Geschäftskunden schulden zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro.

Rechnung als Freiberufler ohne Umsatzsteuer

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen oder bestimmte steuerfreie Leistungen erbringen, erstellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Wichtig ist der entsprechende Hinweis auf der Rechnung.

Wann ist die Kleinunternehmerregelung sinnvoll?

Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich, wenn:

• Ihre Kunden hauptsächlich Privatpersonen sind
• Ihr Jahresumsatz unter 22.000 Euro liegt (Vorjahr) und voraussichtlich unter 50.000 Euro bleibt
• Sie geringe Betriebsausgaben haben

Aufbewahrungspflichten

Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, sofern die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet sind.

Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung

1. Fehlende Pflichtangaben

Der häufigste Fehler: Es fehlen eine oder mehrere Pflichtangaben. Dies kann dazu führen, dass der Empfänger den Vorsteuerabzug verliert.

2. Falsche Steuersätze

Die meisten Dienstleistungen unterliegen dem Regelsteuersatz von 19%. Einige wenige (z. B. Urheberrechte, bestimmte künstlerische Leistungen) dem ermäßigten Satz von 7%.

3. Ungenaue Leistungsbeschreibung

Die Leistung muss so genau beschrieben werden, dass das Finanzamt sie eindeutig zuordnen kann.

4. Versäumte Fristen

Erstellen Sie Ihre Rechnungen zeitnah. Eine Verzögerung führt zu verspäteten Zahlungseingängen.

Rechnungen effizient erstellen mit Invoice Guru

Invoice Guru bietet Freiberuflern eine mobile Lösung für professionelle Rechnungsstellung:

• Schnelle Erstellung: Rechnung in unter 2 Minuten erstellen
• Kundendatenbank: Stammkunden mit allen Daten hinterlegen
• Leistungskatalog: Standardleistungen mit Preisen speichern
• PDF-Export: Professionelle PDF-Rechnungen mit eigenem Logo
• Zahlungsverfolgung: Überblick über bezahlte und offene Rechnungen
• Ausgabenverfolgung: Betriebsausgaben dokumentieren und kategorisieren

Tipps für Freiberufler

1. Rechnung sofort stellen: Je schneller Sie die Rechnung senden, desto schneller erhalten Sie Ihr Geld.
2. Professionelles Design: Eine ansprechende Rechnung stärkt Ihr professionelles Image.
3. Digitale Lösung nutzen: Manuelle Rechnungserstellung in Word oder Excel ist fehleranfällig und zeitaufwändig.
4. Regelmäßig prüfen: Überprüfen Sie regelmäßig den Status Ihrer offenen Rechnungen.
5. Belege sorgfältig aufbewahren: Jeder Beleg ist wichtig für Ihre Steuererklärung.

Fazit

Die korrekte Rechnungsstellung ist für Freiberufler in Deutschland kein Hexenwerk — vorausgesetzt, Sie kennen die Regeln und nutzen die richtigen Werkzeuge. InvoiceGuru macht die Rechnungsstellung einfach, schnell und professionell. Entdecken Sie unsere Preise, laden Sie die App herunter und überzeugen Sie sich selbst.