E-Rechnung Pflicht in Deutschland: Ihr Leitfaden

Die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Diese Entwicklung betrifft alle Unternehmer — vom Freiberufler bis zum mittelständischen Unternehmen. Hier erfahren Sie alles Wichtige über Fristen, Formate und die praktische Umsetzung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Es handelt sich um eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.

Die EU-Norm EN 16931 definiert den Standard für elektronische Rechnungen. In Deutschland sind zwei Formate besonders relevant:

XRechnung

Ein rein strukturiertes XML-Format, das primär für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Es enthält keine visuelle Darstellung — die Daten werden maschinell verarbeitet.

ZUGFeRD

Ein Hybridformat, das ein maschinenlesbares XML-Dokument mit einem menschenlesbaren PDF kombiniert. ZUGFeRD in der Version 2.x ist konform mit der EU-Norm und eignet sich besonders für den Mittelstand.

Der Zeitplan der E-Rechnungspflicht

Was bereits gilt

• Seit November 2020: E-Rechnung ist Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden
• Seit April 2024: E-Rechnung ist Pflicht für Rechnungen an Landes- und Kommunalbehörden (in den meisten Bundesländern)

Was kommt

• Ab Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (B2B)
• Ab Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden
• Ab Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden (B2B)

Übergangsregelungen

Bis Ende 2026 können Rechnungen noch in anderen Formaten (Papier, PDF) ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 gelten die oben genannten Stufenregelungen.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Empfangspflicht (ab 2025)

Sie müssen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das bedeutet:

• Ein E-Mail-Postfach oder eine Plattform für den Empfang
• Software zur Visualisierung von XML-Rechnungen
• Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung

Versandpflicht (ab 2027/2028)

Sie müssen Ihre Rechnungen im strukturierten E-Rechnungsformat erstellen und versenden. Dafür benötigen Sie:

• Software, die XRechnung oder ZUGFeRD generieren kann
• Einen validierten Prozess für die Rechnungserstellung
• Eine Lösung für die elektronische Zustellung

Vorteile der E-Rechnung

Effizienzsteigerung

• Automatische Datenerfassung beim Empfänger
• Weniger manuelle Eingabefehler
• Schnellere Bearbeitung und Freigabe

Kostensenkung

• Keine Druck- und Versandkosten
• Reduzierter Papierverbrauch
• Geringerer Personalaufwand

Besserer Cashflow

• Schnellere Zustellung der Rechnung
• Schnellere Verarbeitung beim Empfänger
• Früherer Zahlungseingang

Compliance

• Automatische Einhaltung aller Pflichtangaben
• Revisionssichere Archivierung
• Vereinfachte Betriebsprüfung

Wie Sie sich vorbereiten

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Analysieren Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse:

• Wie viele Rechnungen erstellen Sie pro Monat?
• Welche Software nutzen Sie?
• Wie versenden Sie Ihre Rechnungen?
• Wie archivieren Sie Rechnungen?

Schritt 2: Die richtige Software wählen

Wählen Sie eine Lösung, die E-Rechnungen generieren kann. Invoice Guru bietet Ihnen schon heute eine mobile Lösung für professionelle Rechnungsstellung. Die App erstellt Rechnungen mit allen Pflichtangaben und exportiert sie als hochwertige PDF-Dokumente.

Schritt 3: Prozesse anpassen

Passen Sie Ihre internen Abläufe an die E-Rechnung an:

• Definieren Sie Verantwortlichkeiten
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
• Testen Sie den neuen Prozess

Schritt 4: Testen und optimieren

Führen Sie Testläufe mit Ihren wichtigsten Geschäftspartnern durch. Identifizieren Sie Schwachstellen und beheben Sie diese vor dem Stichtag.

Häufige Fragen

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja, die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmer. Die Versandpflicht wird gestaffelt eingeführt, gilt aber letztlich auch für Kleinunternehmer.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?

Nein. Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Es muss ein strukturiertes Format (XRechnung, ZUGFeRD) verwendet werden.

Was kostet die Umstellung?

Die Kosten hängen von Ihrem aktuellen Stand ab. Für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen gibt es kostengünstige Lösungen. Langfristig sparen Sie durch die Digitalisierung mehr als die Umstellung kostet.

Was passiert bei Verstößen?

Rechnungen, die nicht den Formvorschriften entsprechen, können steuerlich nicht anerkannt werden. Der Rechnungsempfänger verliert möglicherweise seinen Vorsteuerabzug.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist keine ferne Zukunftsvision — sie ist bereits Realität und wird sich in den kommenden Jahren auf alle Unternehmen ausweiten. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um sich vorzubereiten. Mit InvoiceGuru haben Sie bereits heute ein modernes Tool für Ihre Rechnungsstellung, das Sie beim Übergang in die digitale Rechnungswelt unterstützt. Informieren Sie sich über unsere Preise und starten Sie noch heute.